记录保留程序的定义是:组织为规范和管理其记录而建立的一套行政程序和实践, 纸张和数字, 在其整个生命周期中确保其创造的效率和经济性, 使用, 处理, 控制, 维护, 和处理.
记录保留的好处
- 提供准确的, 及时的, 为高校的管理和运作提供有效的决策信息
- 尽可能高效地处理记录的信息
- 以尽可能低的成本提供信息和记录
- 最大限度地为记录用户提供服务
- 处理/转移不再需要的记录
此外，档案管理程序将:
- 通过将不活动的记录转移到非现场且成本较低的存储设施或服务器来减少记录的空间, 或者通过毁灭, 或者将有长期价值的记录转移到大学档案馆.
- 帮助机构升级其记录保存系统, 纸张和数字，使信息检索得到加强, 这样可以提高办公效率和生产力.
- 州/联邦法律法规包括维护某些记录的要求, 不管形式如何, 保留:在指定的时间内保留它们, 并向政府报告某些信息. 不遵守规定可能导致罚款、处罚或其他法律后果.
- 诉讼通常取决于机构保存了哪些信息. 因此，有动机注意保留哪些记录以及保留多长时间.
- 记录管理程序作为证据，证明组织有处理其信息的官方政策，并且该政策是在正常业务过程中执行的.
- 需要一个全面的计划来保护组织的重要记录不因灾难或其他原因而丢失, 以及保持诚信, 真实性, 以及这些记录的保密性.
- 帮助经理和执行人员获得所需的信息以做出正确的决策.
- 历史记录可以帮助提供背景信息, 协助当前决策, 以及加强未来规划和突出营销计划，强调大学的历史和传统.
- 当记录和文件保存不良时, 员工对工作场所的自豪感和道德感可能会受到影响, 包括影响用户和公众的看法.
